纪要里一个“决定”，可能把试探性的想法变成大家以为必须执行的安排。
整理讨论记录时，最需要保留的并非每一个语气词，而是话语的状态：“建议换方案”“如果样品合格就换”“已经同意换”指向三种不同结果。让AI压缩内容之前，先要求它区分决定、建议和待确认事项，才能避免把讨论写成承诺。
先提供可追溯的讨论片段
下面是作者原创的虚构教学记录，场景是一场社区植物标本展的筹备讨论。人物、安排均为教学设定。
片段一，主持人林青说：“入口导览板先沿用现有尺寸，这一项今天定下来。”片段二，设计者阿岚说：“我建议把展签做成浅色，但还没看过印刷样张。”片段三，场地联络人周禾说：“侧门周末能否开放，要等场地方答复，我现在不能确认。”片段四，林青说：“浅色先打样，看到实物再决定是否全展使用。”片段五，阿岚说：“打样我来做，周三下午给大家看。”片段六，周禾说：“如果侧门能开，志愿者可能需要调整岗位，先别排具体人员。”
这些是本次练习的全部原始信息。没有投票结果、没有预算、没有场地方正式答复，也没有全展换色的批准。不能因为某个人负责设计，就把他所有建议都归入决定。
分类要找成立条件
判断决定，需要找到明确采纳或确认的表达，并保留范围。本例已经决定沿用导览板尺寸，也已经安排浅色打样；尚未决定全展更换展签。建议是提出可考虑的方向，如浅色方案本身。待确认事项则有一个尚未满足的条件，如侧门能否开放。
同一主题可以同时出现在三类里，但描述不能完全相同。“做浅色样张”是已安排事项，“全展用浅色”仍待看样后决定。把主题名称当成分类对象会丢掉这个差异，应当把完整动作和适用范围作为最小单位。
可复制的整理指令
请仅依据下方编号片段整理纪要，按已决定、建议、待确认三类输出。每条保留事项、状态、成立条件及原片段编号。只把明确采纳的动作放进已决定，负责人的个人建议不自动等于批准。同一议题有不同动作时拆成多条。条件尚未满足的结论不得升级。没有明确表态的内容标“记录不足”，并提出一个能让主持人回答的具体问题。最后给出二百字内摘要，保留影响执行的条件，不新增预算、授权或日期。材料：粘贴完整编号记录。
这里要求编号不是为了增加表格，而是为了方便回查。纪要整理者发现一条状态可疑时，应该能直接找到原句，而不必重新通读全部材料。
看一组人工推演候选
错误候选可以写成：“讨论决定全展采用浅色展签，周末开放侧门，由周禾调整志愿者岗位。”这是作者为了说明风险构造的句子，不是模型输出。它把打样扩成全面采用，把可能开放写成确定开放，还给联络人安排了没有承诺的排班职责。
修订后应拆开：“已决定：入口导览板沿用现有尺寸，依据片段一。已安排：阿岚负责浅色展签打样，周三下午展示，依据片段四、五。建议：展签采用浅色，全面应用需看样后再决定。待确认：侧门周末能否开放，等待场地方答复；若可开放，再讨论志愿者岗位安排。”
修订理由不只是“更准确”，而是逐项恢复了原记录的条件：样张只证明可以评估，不证明方案获批；联络人负责传达消息，不自动负责后续全部工作。对记录里没有说明的时区、具体日历日期，正式发送前也要向参与者确认，不能靠当前时间补齐。
人工审核分两轮
第一轮从纪要回到记录。把每个“确定、负责、完成”圈出来，查有没有明确原句。第二轮从记录走向纪要，检查犹豫、否定和条件是否被压掉。尤其注意“先别”“如果”“再决定”，它们常决定一项内容能否执行。
审核者还应单独看摘要。正文保留了条件，摘要却写成“确定换色并开侧门”，仍然会误导只读摘要的人。摘要可以少写一项，不能改写状态。
这套方法适合材料相对完整的讨论记录。若录音转写缺句、说话人不明或多人争执，先请相关人员确认原意，再整理。AI能帮助归类，不能代替主持人确认共识。你整理记录时，最容易被一句话压掉的是条件，还是尚未形成的决定？