通知不是把语气写正式，而是让收到的人知道下一步做什么。
一句“请相关人员及时办理”，看起来简洁，却把判断负担留给了读者：谁算相关人员？办理什么？什么时候算及时？用AI写通知，可以先不谈文采，先补一张对象、动作、期限表，再组织正文。这样尤其适合预约变更、材料补交和活动安排等日常通知。
用一份完整材料练习
以下是作者原创的虚构场景，不是实际机构安排：栖桥社区陶艺工作室准备检修烧制设备。教学设定中的日期均为虚构排期。十二月六日九时至十二月八日十八时暂停收取待烧作品，十二月九日十时恢复收取。通知只发给已报名十二月五日手作课的十八名学员。学员须在十二月四日十八时前，通过原报名私信发送姓名及是否到课；不需要提交身份证、住址或其他资料。课程照常开展，现场作品由学员自行带回，恢复收取后可另行送来。咨询走原报名私信，值班时段为十时至十七时。材料未说明错过回复期限会有什么后果，也没有给出退款安排。
这份输入同时包含“不变”和“变更”。写通知时，要让暂停收取与课程照常出现在相邻位置，否则读者可能误以为课程取消。还要把回复截止与设备恢复分开，两者服务不同动作，不能合成一个“活动时间”。
先抽取，再写成文
先列三行：十八名已报名学员，是对象；私信姓名及到课意向，是动作；十二月四日十八时，是期限。再单列设备暂停时段、恢复时点、作品带回方式和咨询入口。把没有给出的违约后果、费用处理放入待确认项，不让工具用常见模板补齐。
可以复制下面这段指令，并把材料接在最后：
请把材料整理成发给学员的日常事务通知。先输出事实核对表，列对象、必须动作、截止时间、变更范围、保持不变的安排、咨询入口和缺失信息。不同动作的日期分别保留。然后写不超过三百字的正文，顺序为通知对象、发生的变更、学员要做什么、咨询方式。只使用输入中的信息。缺少的处罚、退款、联系人姓名不得补写。若两项材料相互矛盾，暂停成文并列出冲突。这里不要求法定公文格式。
限定日常通知的用途，是为了避免AI把社区事务写成带发文字号、印章或授权口吻的正式文件。若确实属于正式公文，应由负责人员依本机构适用要求审核，不能仅凭文本外观判断合格。
一段错误候选的修订
作者构造的错误候选是：“请全体学员于十二月八日前完成登记，逾期视为放弃。检修期间课程暂停，恢复时间另行通知。”这段话的四个关键点都偏离输入：对象扩大了，期限换了，后果新增了，课程状态也反了。语言越顺，越容易让这些变动混过去。
按原材料修订，可以得到：“致已报名十二月五日手作课的学员：课程照常开展。因设备检修，工作室于十二月六日九时至十二月八日十八时暂停收取待烧作品，十二月九日十时恢复收取。请于十二月四日十八时前，通过原报名私信发送姓名及是否到课。现场作品请自行带回，恢复收取后可另行送来。如需咨询，请在十时至十七时通过原报名私信联系。”
这里把回复动作提前到读者能找到的位置，把“另行通知”改成已有的明确恢复时点。删掉逾期处罚并非语气变软，而是输入根本没有授予这个后果。
用读者路线检查通知
第一遍只看对象：未报名的人是否会误以为自己也必须回复？第二遍拿笔画出所有日期，分别标上回复、上课、暂停、恢复，检查有没有错绑。第三遍只找动词，确认读者能在原渠道完成要求，没有被引到不存在的表单。
第四遍模拟一个只扫读开头的人：他能否知道课程照常？再模拟已经回复过的人：材料没有给出是否重复回复，发布者应先补充这个问题，不能让AI替自己决定。最后确认私信入口确实能接收消息，值班安排由负责人员认可，才发送通知。
AI可以帮助压缩与排序，不能代替机构确认安排。涉及费用、资格或个人信息时，应先确认必要范围，再提供给工具。本例只收姓名与意向，不代表任何现实业务都只需这两项。你手头那份通知，读者最容易弄错的是对象、动作，还是期限？